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Le recours à une gestion informatique de l’entrepôt a pour objectif d’apporter une meilleure connaissance en quantité et en qualité, d’éviter les erreurs de préparation, d’améliorer l’exploitation des moyens et des surfaces ou encore d’améliorer la traçabilité…
Le progiciel d’entrepôt doit fournir une parfaite connaissance du stock, améliorer la production de l’entrepôt, assurer la traçabilité avale des informations grace au colisage et au suivi des lots, adapter les moyens au travail à réaliser, optimiser les coûts de transport, et de manière plus générale maîtriser le fonctionnement de l’entrepôt.
Le progiciel de gestion d’entrepôt doit prendre en charge les informations concernant les entrées et les sorties de marchandises et doit permettre de contrôler toutes les opérations internes nécessaires à la gestion des flux.
Les principales fonctionnalités essentielles à la bonne gestion d’un entrepôt sont :
1) La fonction générale de gestion de l’entrepôt
2) La fonction articles
3) La fonction gestion des stocks : elle est l’une des bases essentielles des outils informatiques de gestion d’entrepôt.
4) La fonction réception : elle correspond à l’entrée des produits sur le site. Elle est fondamentale car c’est cette étape qui va permettre de faire entrer les produits dans le système d’information et de les gérer de façon optimisée.
5) La fonction préparation de commandes : elle regroupe plusieurs étapes et activités au sein de l’entrepôt, notamment les opérations de picking…
6) La fonction expédition : elle constitue le dernier maillon de la chaîne dans la gestion de l’entrepôt. Elle gère l’édition des documents de transport.
7) La fonction synthèse et contrôle
1) La fonction générale de gestion de l’entrepôt
Cette fonction doit permettre pour l’entrepôt de définir et de gérer les différentes activités qui s’y déroulent (stockage, mouvements et préparation).
Dans l’entrepôt, des emplacements sont définis de manière à pouvoir accueillir les palettes et colis. Divers paramètres permettent de gérer le stockage :
• Le dimensionnement de l’emplacement
• Le nombre de charges maximum admissible
• Les seuils de réapprovisionnement
• Les types d’unités logistiques acceptées
• Les poids maximum admissible
• Les classes de produits admises (classes ABC)
• Les familles logistiques acceptées.
Chaque emplacement est identifié par un code à barres qui reprend ses caractéristiques. Ces emplacements peuvent être dédiés ou banalisés suivant les choix des gestionnaires de l’entrepôt. Les adresses banalisées donnent une meilleure place dans la zone considérée. Le réapprovisionnement se fait au fil du temps. Alors que la gestion en emplacement fixe est plus lourde à gérer et parfois trop rigide.
1) La fonction articles
Un article est défini par :
• Une référence
• Un libellé article
• La classe de rotation ABC
• Le type d’unités logistiques : permet de distinguer pour plusieurs produits les types de conditionnement : palettes, cartons, bacs…
La fonction article permet de connaître les données dynamiques :
• Les statistiques de préparation pour la détermination des classes ABC
• Les quantités en stock (totale, en-cours, en quarantaine)
• Les dates des dernières réceptions et des dernières préparations.
2) La fonction gestion du stockage
La fonction gestion du stockage est une fonction très riche qui comporte plusieurs étapes. L’entrée en stock s’effectue automatiquement au moment de la réception. Le mode de stockage doit être défini (masse, dynamique ou rack) ainsi que les fonctions logistiques dépendantes (gestion d’emplacements, le stockage par famille, optimisation…). Cette fonction assure en général, la gestion des inventaires et la gestion administrative des stocks.
La gestion du stockage détermine :
• Les articles en stock
• La quantité disponible
• Les modes de réapprovisionnement
• Le choix des dates de réapprovisionnement
• Le lancement des commandes
Pour assurer une gestion optimale des espaces de stockage, cette fonction permet d’affecter une adresse aux palettes à chaque demande de mouvements.
Ce calcul prend en compte :
• La disponibilité de l’emplacement
• La dimension et le poids de l’emplacement et de la palette
• Les unités logistiques acceptées dans cet emplacement
• Les familles logistiques
La fonction gestion du stockage permet également d’optimiser la gestion des mouvements, c’est-à-dire l’action consistant à déplacer une palette d’un emplacement vers un autre. Chaque mouvement est défini par une adresse de départ et une adresse d’arrivée.
3) La fonction réception
C’est une fonction relativement standardisée qui se différencie plus à travers les modes de saisie des articles dans le système (manuel, codes à barres…) que par le traitement de l’information. Il existe des modules de gestion des attendus et des inattendus de réception ainsi qu’une fonction de retour des clients qui peut être utile dans le cadre de la gestion de produits en SAV.
Cette fonction permet donc de gérer la réception des marchandises à partir de fichiers importés. Ces fichiers sont produits par le système de gestion des achats ou le système de GPAO. Les caractéristiques des marchandises entrées et des commandes d’achat correspondantes (numéro de commande d’achat, numéro de ligne, références, quantités, lots…) sont consignées dans un fichier.
Ces fichiers peuvent être lus par la gestion des achats ou GPAO pour la mise à jour en temps réel des quantités disponibles dans l’entrepôt.
Dans le cas d’une réception incomplète, il faut prévoir un module laissant trace de la réception et permettant le suivi des reliquats par le service commercial.
5) La fonction préparation de commandes
Cette fonction permet d’assurer la gestion des manquants ou encore des emplacements de stockage. Les fonctions de colisage et de palettisation sont aujourd’hui beaucoup plus développées car elles correspondent à un besoin croissant des entrepôts qui traitent un plus grand nombre de commandes de détail.
Les commandes peuvent être préparées de différentes manières pour le picking :
• Préparation pick and pack
• Préparation pick then pack
• Préparation pick to light
Cette fonction permet de piloter l’ensemble des opérations aboutissant à l’expédition des marchandises :
• L’import ou la saisie des commandes
• Le colisage
• La constitution des rafales
• Le suivi des commandes et des colis
Le calcul du colisage permet de déterminer le type, la taille, et le contenu des colis pour chaque commande à préparer. Cette fonction permet d’obtenir automatiquement des informations précises sur les colis, d’où un important gain de temps et une diminution du risque d’erreur.
La rafale est un ensemble de commandes préparées en même temps. Pour constituer une rafale, l’opérateur sélectionne les commandes qui la constitue dans la liste des commandes à préparer. Les commandes sont sélectionnées par rapport au :
• Poids
• Volume
• Transporteur
• Zone d’expédition
• Délai
Ensuite elle est mise en préparation, ce qui a pour effet de déterminer les palettes sur lesquelles seront effectuées les prélèvements, d’établir et d’ordonnancer des tournées de préparation, de lancer le réapprovisionnement des zones de prélèvement et d’éditer les documents de préparation (étiquettes, bons de livraison…).
Ces étiquettes doivent comporter :
• Les coordonnées du client final
• Les numéros des colis
• Le poids théorique
• Le nom du transporteur
• Le code à barres d’identification…
Les bons de livraison doivent comporter :
• Les coordonnées du client
• Le récapitulatif des commandes livrées
• Le récapitulatif des colis…
Il est important de disposer d’un suivi et d’un contrôle des commandes. Les tableaux de bords sont des outils efficaces, car ils permettent de suivre et de contrôler le déroulement de la préparation rafale par rafale. Les informations y figurant sont :
• Le nombre total des colis par rafale
• Le taux d’avancement des colis (nombre de colis préparés / nombre de colis de la rafale)
• Le nombre total des commandes dans la rafale
• Le taux d’avancement des commandes
• Le volume et le poids préparés
• La liste des colis et commandes non terminés.
Dans certains cas, les colis réceptionnés sont directement amenés vers les aires de préparation pour les orienter vers des commandes en attente d’expédition (cross docking)
6) La fonction expédition
La fonction expédition complète la fonction préparation de commandes. Elle permet de contrôler les marchandises avant l’expédition et leur affectation au camion. Elle travaille à partir des données des rafales. L’expédition comporte :
• Un identificateur d’expédition
• L’identificateur du camion associé
• La liste des commandes et des colis.
Le contrôle et l’affectation des colis peut s’effectuer par lecture du code à barres figurant sur chaque colis. Lorsqu’une expédition est validée:
• Les informations doivent être archivées
• Les documents de transport sont édités avec un bordereau d’expédition
• Une liste des commandes est expédiée pour facturation.
7) La fonction synthèse et contrôle
Cette fonction est l’outil du gestionnaire de l’entrepôt. Elle permet de définir et de suivre les indicateurs de marche de l’entrepôt et d’obtenir les statistiques de fonctionnement et des inventaires.
La synthèse permet d’obtenir le cumul des données comme le nombre de pièces, de lignes, le poids, le volume, aussi bien pour les entrées que pour les sorties, sans oublier le stockage.
Ces informations sont essentielles à la mise en place de tableaux de bord et d’outils de contrôle.
