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EDI, Echange de données informatisées

L’EDI (Electronic Data Interchange) est un concept d’échange de données informatisé visant à transférer d’application à application, à l’aide d’ordinateurs, connectés sur un ou plusieurs réseaux des données structurées selon un langage normalisé.

A- Caractéristiques de l’EDI

L’EDI est le moyen pour deux entités d’échanger des informations selon un format standardisé, et par le biais d’outils informatiques. Il ne nécessite pas forcément que les applications utilisées de part et d’autre soient identiques.

L’EDI a été conçu pour remplacer la transmission des informations sur papier et pour pallier à l’inefficacité des systèmes manuels. Son but est de réduire les interventions humaines dans le processus de traitement de l’information. On parle alors de dématérialisation de l’information.

L’EDI repose sur le principe que les données originales ne doivent être entrées qu’une seule fois dans le système, après quoi elles peuvent être transmises entres les parties intéressées par voie électronique uniquement.

L’EDI est avant tout une procédure d’automatisation des opérations commerciales. Il ne s’agit pas du tout d’une messagerie électronique, d’un télécopieur ou d’un système de transfert des informations sur bande puisque ces trois systèmes requièrent tous une interface homme machine (à une extrémité de l’opération, du moins) et que de façon générale, l’utilisateur doit interpréter et réintroduire les données échangées.

B- Les éléments nécessaires à la mise en place d’un EDI

Les conditions suivantes doivent être remplies pour une mise en place d’un système d’échange de données informatisées:

  • Plusieurs partenaires commerciaux. Il s’agit en général d’entités opérant dans une même filière commerciale (fabrication mécanique, administration & finance, santé, logistique internationale …)
  • Un ou plusieurs messages normalisés. Les parties définissent ensemble la nature des documents qui feront l’objet d’un échange électronique ;
  • Un langage ou format commun. Pour être échangés de façon optimale, les messages doivent utiliser un langage informatique commun. L’utilisation d’un format structuré et assimilable par la machine permet le transfert des documents d’une application à une autre située dans un emplacement différent, sans qu’aucune réintroduction au clavier, aucune interprétation ni autre intervention humaine ne soit nécessaire ;
  • Un protocole de transmission. Le protocole standardise ou normalise les procédures de transmission des messages à travers le réseau de communication. Il est choisi en fonction de la nature, du volume, de la fréquence des échanges et des procédures déterminées avec les partenaires
  • Un réseau. Le réseau est constitué :
  1. des matériels (postes d’ordinateur, modems, câbles téléphoniques, fibres optiques, cartes, terminaux, etc.) ;
  2. des logiciels de traduction des données du format propriétaire (données téléchargées à partir d’un système local) à un format normalisé ou inversement ;
  3. des procédures qui permettent la transmission des données informatiques et l’accès au serveur du ou des partenaires commerciaux.
  • Un accord d’inter change. C’est accord formalise les moyens et modalités d’échanges entre les partenaires (messages, protocoles, types de réseaux utilisés, fréquence des échanges, plan de secours en cas de difficulté, nomination des personnes en charge de ces méthodes, etc.…)

C- Les méthodes de transmission informatique des données

Les méthodes de transmission informatique les plus couramment utilisées sont les suivantes :

  • L’EDI direct ou point à point. Il assure une liaison directe entre deux ordinateurs. C’est l’une des méthodes les moins coûteuses. Elle utilise généralement un langage unique. On y fait souvent appel lorsque le nombre de commandes à traiter est élevé.
  • Réseau à valeur ajoutée (RVA). Les RVA intègrent des fonctions de sécurité plus performantes et autorisent la codification d’un message d’un langage à un autre. Cette méthode de transmission met à la disposition de l’abonné une boîte aux lettres électronique permettant l’enregistrement et la retransmission des messages, et un certain nombre de services supplémentaires.
  • Internet. Le réseau Internet constitue une méthode rapide et peu coûteuse à laquelle on pourrait éventuellement faire appel pour la livraison des messages par courrier électronique ou par transfert de fichiers. Certains aspects de ce réseau sont en étude, notamment l’authentification, le contrôle de l’accès et l’intégrité et la confidentialité des données.

D- Le cycle de l’EDI

Les documents échangés par les partenaires commerciaux sont de différentes natures : bons de commandes, factures, avis de livraison, titre de transport, documents de transit, versements bancaires. Dans le dans le cadre des échanges commerciaux par EDI, le cycle de traitement de l’information se présente tel qu’il suit :

  • Saisie manuelle et transmission électronique du bon de commande à un fournisseur ;
  • Transmission de l’accusé de réception à l’acheteur ;
  • Envoie d’un préavis d’expédition des marchandises et d’une facture commerciale ;
  • Transmission d’un ordre de virement à la banque pour payement ;
  • Transfert électronique des fonds dans le compte de banque du fournisseur.

Dans ce processus, la saisie manuelle des données est opérée une seule fois. Tous les documents sont ensuite transmis par EDI jusqu’à la fin du cycle. Par principe, chaque document émis est acheminé d’un ordinateur émetteur, vers un autre ordinateur récepteur qui interprète, voire intègre le document à son progiciel de gestion intégré, à la différence d’une réception par fax qui nécessiterait une nouvelle saisie par un opérateur.

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